Privacy policy

1. Algemeen

Deze "Privacy Policy" regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door GrowPilot,  met als met maatschappelijke zetel te Tramstraat 2, 8020 Oostkamp, ingeschreven in de K.B.O onder nummer 0678.836.286 die de Verwerkingsverantwoordelijke is.     Lees deze Privacy Policy aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, dit zowel via onze website als via elk contact (per mail, telefoon, contactformulier…) dat u met ons hebt.     Wij stellen ons aan de hand van deze Privacy Policy in regel met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.  Deze Privacy Policy was laatst bijgewerkt op 28/03/2024

1. Onze contactgegevens

Via ons contactformulier op de website www.growpilot.be 
Per e-mail: marijke@growpilot.be
Per telefoon: +32 492 97 60 75
Per post: Tramstraat 2, 8020 Oostkamp

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

‘Gegevensverwerking’ betekent: elke mogelijke bewerking die op persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals verzamelen, gebruiken, ordenen, bewaren, wijzigen, actualiseren, opvragen, raadplegen, verspreiden, archiveren, wissen, beheren, vernietigen of meedelen.  De persoongegevens die wij kunnen verwerken zijn de volgende:

Indien u ons contacteert (b.v. per mail, telefoon,…): de persoonsgegevens die u ons zelf overmaakt; 
Indien u als klant met ons een overeenkomst afsluit: Klantnummer, e-mailadres, voornaam, achternaam, naam contactpersoon, facturatiegegevens, facturen, bankrekeningnummer, BTW nummer, adres (straatnaam, huisnummer, postcode), persoonlijke gegevens bestuurders (naam, voornaam, woonplaats, geboortedatum- en plaats); en eventuele andere persoonsgegevens die u met ons zou delen noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst.
Indien u als leverancier met ons een overeenkomst afsluit: Facturatiegegevens, bankrekeningnummer, voornaam, achternaam, contactgegevens (tel. en email), contactpersoon, adres hoofdzetel.
Indien u met ons wil samenwerken bv. als freelancer, student of werknemer: uw CV en contact -en adresgegevens.  
Indien u ons contactformulier op de website invult: uw persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, voornaam, naam bedrijf en emailadres.

Daarnaast kunnen wij ook volgende persoonsgegevens verwerken van prospecten waaronder mogelijke partners of leveranciers: contactgegevens (naam, email, telefoon,…).   Tot slot kunnen wij persoonsgegevens verwerken via cookies. Meer informatie hierover is beschikbaar in onze Cookie Policy via volgende link: https://growpilot.be/cookie-policy.html. 

3. Wat zijn de doeleinden en rechtsgrond voor de verwerking?  

We verwerken uw persoonsgegevens om uw verzoek te kunnen beantwoorden op basis van uw toestemming tot verwerking van persoonsgegevens.   We verwerken uw persoonsgegevens om de opdracht te kunnen uitvoeren die u ons hebt gevraagd uit te voeren, om vervolgens een factuur op te maken op basis van de uitvoering van een overeenkomst tussen ons en tot slot onze boekhouding te voeren op basis van onze wettelijke verplichting. We verwerken uw gegevens om wettelijke verplichtingen na te komen, nl. in kader van onze verplichtingen oa. op vlak van anti-witwas wetgeving.   We kunnen uw gegevens verwerken om met u een overeenkomst af te sluiten als freelancer, student, medewerker,… in het kader van de uitvoering van de overeenkomst dan wel op basis van onze wettelijke verplichting.  Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens als prospect verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang als verwerkingsverantwoordelijke om u te kunnen contacteren teneinde een potentiële samenwerking te bespreken, u een offerte te kunnen voorstellen, u een aanbieding te kunnen doen,…   U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk is wanneer u de verwerking weigert. De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen voor direct marketing worden gebruikt wanneer u toestemming hebt verleend.  

4. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?  

We hebben voldoende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een veilige verwerking van uw persoonsgegevens te garanderen. Deze maatregelen stemmen overeen met de aard van de persoonsgegevens en zijn evenredig met de mogelijke ernst van het risico. Het risico op accidentele of ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging of toegang tot en enige andere ongeoorloofde verwerking van de gegevens is tot een minimum beperkt.   Jammer genoeg kan geen enkel risico volledig worden vermeden. Indien ongeoorloofde toegang wordt verkregen tot onze IT-systemen zullen we onmiddellijk alle mogelijke maatregelen treffen om de schade aan en/of de diefstal van de gegevens tot een minimum te beperken en de betrokken partijen te informeren. 

5. Het verkopen of doorgeven van gegevens aan derde partijen 

Wij zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve op basis van een wettelijke verplichting of in geval van uw voorafgaande toestemming.  In bepaalde gevallen kan het wel voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Wij zullen in redelijkheid trachten u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.  Bij gehele of gedeeltelijk reorganisatie of overdracht van onze activiteiten, waarbij wij onze bedrijfsactiviteiten reorganiseren, overdragen, staken of indien wij failliet gaan, kan dit betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen die onze bedrijfsactiviteiten geheel of gedeeltelijk overnemen. Wij zullen in redelijkheid trachten u van tevoren op de hoogte te stellen van het feit wij uw gegevens aan genoemde derden bekendmaken, maar u erkent tevens dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is, dan wel in bepaalde gevallen niet toelaatbaar zal zijn.   Daarnaast zullen wij bepaalde persoonsgegevens desgevallend kunnen doorgeven aan de onderaannemers waarmee wij samenwerken zoals bv. freelancers, teneinde de dienst te kunnen leveren waarom u hebt verzocht. 

6. Duur van de verwerking?  

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de relatie tussen u en ons.   Klantgegevens bewaren wij tot 10 jaar na het afsluiten van de opdracht, gelet op de wettelijke verplichting die voortvloeit uit de anti-witwas wetgeving. De persoonsgegevens in onze boekhouding bewaren wij voor een duur van minimaal 7 jaar.   CV’s die wij ontvangen van personen die wij niet geschikt achten verwijderen wij onmiddellijk uit onze systemen. CV’s van personen die wij wel geschikt achten maar die niet onmiddellijk (kunnen) worden geselecteerd kunnen wij bewaren gedurende een periode van 1 jaar indien de sollicitant zijn toestemming geeft.  

7. Jouw rechten  

Met betrekking tot jouw persoonsgegevens hebt u ook een aantal rechten: 

Recht op toegang en inzage. 
U hebt recht op inzage tot de persoonsgegevens die wij over u hebben verzameld. Dit betekent dat u kan opvragen of wij persoonsgegevens over u verzamelen, welke gegevens dat zijn, waarvoor wij die verwerkt hebben en waarom, maar ook met welke categorieën van derden wij die eventueel delen. Wij hebben daarbij 30 dagen om jouw vraag te verwerken en te beantwoorden.  

Recht op verbetering, verwijdering en beperking. 
U hebt het recht om jouw persoonsgegevens die onvolledig, fout, verouderd of ongepast zijn, te laten verwijderen of aanpassen. Hiervoor kan u contact opnemen met ons. Vervolgens passen wij de informatie aan of verwijdert ze deze binnen de wettelijk vastgestelde termijnen. Wij vragen u daarbij om ook zelf actief wijzigingen in jouw persoonsgegevens te melden zodat we uw gegevens up-to-date kunnen houden.  

Recht op verzet tegen de verwerking van jouw gegevens voor direct marketing. 
U hebt het recht om, zonder opgave van reden, zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.  

Recht van vrije gegevensoverdracht. 
U hebt het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen. 

Recht van intrekking van de toestemming. 
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u steeds over het recht om die toestemming in te trekken. 

Uitoefening van jouw toestemming. 
U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren via één van de mogelijkheden zoals opgenomen in artikel 1.  

Automatische beslissingen en profiling. 
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zal door ons niet aan geautomatiseerde gegevensverwerking worden onderworpen.  

Recht om klacht in te dienen: 
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be. 

8. Vragen?

Hebt u vragen, ontvangt u graag meer informatie over ons privacybeleid of hebt u klachten in verband met uw privacy, inclusief het uitoefenen van uw rechten? Dan kan u contact opnemen met ons. 